Contrato de encargo del tratamiento

Contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Versión 0.5 de 26 de octubre de 2026 (la 0.5 identifica al encargado por su nombre comercial, fija los plazos de devolución y supresión y el fuero, suma la garantía sobre los proveedores de IA y la cesión a la sociedad del titular, y ajusta las medidas de seguridad y las transferencias a la infraestructura actual; la 0.4 sumó los datos de uso sin datos de pacientes y el modo asistencia; la 0.3, las sugerencias de direcciones; la 0.2, el portal del paciente).

Partes

Responsable del tratamiento («la Clínica»): la persona física o jurídica titular de la clínica dental identificada en su cuenta de Oclivo, representada por quien acepta este contrato como persona propietaria de la cuenta, que declara tener facultades para ello.
Encargado del tratamiento («Oclivo»): Oclivo, nombre comercial del titular identificado en el aviso legal.

La Clínica acepta este contrato al crear la clínica en Oclivo, y cada versión nueva conforme a la cláusula 14.

Cláusula 1 · Objeto

Oclivo trata por cuenta de la Clínica los datos personales necesarios para prestarle el programa de gestión clínica en la nube descrito en las condiciones del servicio. La naturaleza y la finalidad del tratamiento y las categorías de interesados y de datos se describen en el anexo I.

Cláusula 2 · Duración

El contrato dura lo mismo que la relación de servicio entre la Clínica y Oclivo, incluido el periodo de prueba. Las obligaciones de confidencialidad, devolución y supresión subsisten tras su fin.

Cláusula 3 · Instrucciones

Oclivo trata los datos solo siguiendo instrucciones documentadas de la Clínica, también en lo que respecta a las transferencias a terceros países. Son instrucciones: este contrato, la configuración que la Clínica elige en la plataforma (anexo IV) y las que comunique por escrito.
Oclivo informa de inmediato a la Clínica si considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos.
Oclivo no trata los datos de la Clínica para fines propios, salvo los datos de uso sin datos de pacientes del apartado 6. En particular, no usa datos de pacientes para entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.
Inteligencia artificial y transferencias. Ningún dato real de salud se envía a proveedores de inteligencia artificial o de transcripción establecidos o que traten los datos en países sin una decisión de adecuación de la Comisión Europea ni las garantías adecuadas del capítulo V del RGPD. Con datos reales, esos proveedores tratan los datos en la Unión Europea, sin conservarlos ni usarlos para entrenar modelos, y reciben el texto clínico después de que el servidor haya sustituido los datos que identifican al paciente.
Sugerencias de direcciones. Al escribir una dirección en la plataforma (de un paciente, de un responsable de pago, de un proveedor o de la propia Clínica), el texto tecleado se envía desde el servidor de Oclivo a Google (Places API) para sugerir direcciones completas. Solo viaja ese texto, un identificador aleatorio de la búsqueda y la provincia de la Clínica como orientación; nunca el nombre, el teléfono, el número de historia ni ningún identificador del paciente, de la Clínica o de la persona usuaria, ni la dirección IP de su dispositivo. Google trata lo que recibe como responsable independiente, conforme a sus condiciones de protección de datos entre responsables para Google Maps y a su política de privacidad, con la transferencia a Estados Unidos amparada en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.; no es un subencargado de Oclivo. Mientras Google no esté activado, las sugerencias las da CartoCiudad (Instituto Geográfico Nacional, España). Oclivo no guarda ni registra el texto buscado ni las sugerencias: solo la dirección que la persona confirma. La Clínica da esta instrucción al aceptar el contrato, y su personal puede escribir siempre la dirección a mano sin elegir ninguna sugerencia.
Datos de uso para mejorar el servicio y modo asistencia.
1. Datos de uso sin datos de pacientes. La Clínica conoce y autoriza que Oclivo recoja, del uso que su personal hace de la plataforma, datos de uso y estadísticas que no contienen datos de pacientes: pantallas visitadas con la dirección sin identificadores, clics sin el texto de los elementos, tiempos, errores por su código, respuestas a encuestas y grabaciones de la sesión en las que todo lo escrito, los valores de los pacientes y las zonas clínicas (odontograma, historia, imágenes, documentos, dictado) aparecen tapados. Oclivo los trata como responsable, para mantener, corregir y mejorar el servicio, e informa de ello a cada persona usuaria en la política de privacidad de la aplicación.
2. Garantías. (a) Nunca datos de pacientes, ni seudonimizados; (b) los identificadores de la persona y de la Clínica se sustituyen por un código irreversible, sin nombres, correos, nombre de la Clínica ni dirección IP; (c) cada persona del personal decide si se mide su uso y puede retirarlo cuando quiera, y la Clínica no sabe quién aceptó; (d) la Clínica puede desactivarlo para todo su equipo en sus ajustes; (e) Oclivo no entrega a la Clínica datos individuales de uso ni grabaciones de su personal, y ni Oclivo ni la Clínica los usarán para evaluar el rendimiento de una persona ni para ningún control laboral (artículos 87 a 91 LOPDGDD); (f) el proveedor de analítica, en su nube de la Unión Europea, actúa como encargado de Oclivo para estos datos y figura en la lista de subencargados entre los proveedores de Oclivo como responsable.
3. Estadísticas agregadas. Oclivo puede elaborar y conservar estadísticas agregadas del uso de la plataforma que no permitan identificar a ninguna Clínica ni persona, y usarlas para mejorar el servicio.
4. Modo asistencia. A petición de la Clínica, quien tenga el permiso de gestión puede activar desde la plataforma un modo asistencia de 1, 4 o 24 horas, que termina solo y se puede parar antes, para que el soporte de Oclivo vea las sesiones grabadas y resuelva una incidencia. Activarlo y pararlo queda en el registro de auditoría que la Clínica consulta. Las grabaciones de ese periodo se marcan y se borran a los 7 días, mantienen el mismo tapado del apartado 1 y solo se usan para esa incidencia. Es una instrucción documentada de la Clínica.
5. Grabación sin tapar. Oclivo no ofrece la grabación sin tapar de los datos de los pacientes. Si en el futuro la ofreciera durante el modo asistencia, lo comunicaría como alta de subencargado con el preaviso de la cláusula 6, solo la activaría la Clínica para cada periodo y el acceso a datos de pacientes se regiría por la cláusula 4.

Cláusula 4 · Confidencialidad

Oclivo garantiza que las personas autorizadas para tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad o están sujetas a una obligación legal de confidencialidad. Por defecto, el personal de Oclivo no accede a datos de pacientes; cualquier acceso excepcional (por ejemplo, para resolver una incidencia o hacer una migración que la Clínica ha pedido) exige la autorización previa de la Clínica, es temporal y queda registrado en la auditoría que la Clínica puede consultar.

Cláusula 5 · Seguridad

Oclivo aplica las medidas técnicas y organizativas del anexo II, adecuadas al riesgo de tratar datos de salud (artículo 32 RGPD), y las revisa periódicamente. Puede actualizarlas siempre que no reduzca el nivel de protección.

Cláusula 6 · Subencargados

La Clínica otorga una autorización general para que Oclivo recurra a los subencargados de la lista publicada (anexo III).
Oclivo comunica cualquier alta o sustitución de un subencargado con 30 días de antelación a su fecha de efecto, dentro de la aplicación y por correo electrónico a la persona propietaria. Durante ese plazo la Clínica puede oponerse de forma motivada; si las partes no encuentran una alternativa, la Clínica puede resolver el contrato sin penalización respecto del servicio afectado.
Oclivo impone a cada subencargado, por contrato, las mismas obligaciones de protección de datos de este contrato y responde ante la Clínica de su cumplimiento.
Los datos de la Clínica se alojan en la Unión Europea. Cuando un subencargado está establecido fuera del Espacio Económico Europeo o puede acceder a los datos desde fuera de él, la lista lo indica junto con la garantía del capítulo V del RGPD que ampara la transferencia (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo).

Cláusula 7 · Derechos de los interesados

Oclivo pone a disposición de la Clínica herramientas para atender los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición (exportación del paciente en formato legible por máquina, rectificación con historial, bloqueo). Si un interesado se dirige a Oclivo, este se lo comunica a la Clínica sin dilación y no responde por su cuenta. El portal del paciente es un canal de la Clínica: las solicitudes que el paciente hace desde él llegan a la Clínica, que las resuelve en el plazo legal.

Cláusula 8 · Asistencia a la Clínica

Oclivo ayuda a la Clínica, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que dispone, a cumplir sus obligaciones de seguridad, notificación de brechas, evaluación de impacto y consulta previa (artículos 32 a 36 RGPD). En particular, le facilita la evaluación de impacto general del producto y, cuando proceda, plantillas para la suya.

Cláusula 9 · Brechas de seguridad

Oclivo notifica a la Clínica cualquier brecha que afecte a sus datos sin dilación indebida y, como objetivo, en menos de 24 horas desde que tenga constancia de ella, con la información del artículo 33.3 RGPD disponible en cada momento. La notificación a la autoridad de control y a los interesados corresponde a la Clínica.

Cláusula 10 · Fin del contrato: devolución y supresión

Cuando termina el servicio, la Clínica dispone de 30 días para descargar la exportación completa de sus datos desde la plataforma, en un formato estructurado y legible por máquina (por ejemplo, JSON) y con sus documentos (por ejemplo, en PDF). En ese plazo no se borra nada.
Pasado ese plazo, Oclivo hace el borrado seguro de los datos de la Clínica en sus servidores y destruye sus claves de cifrado (borrado criptográfico). Las copias de seguridad que los contengan se borran al caducar según su ciclo de rotación, y mientras tanto no se restauran para ningún otro fin.
A petición de la Clínica, Oclivo le entrega un certificado del borrado.
Oclivo solo conserva, bloqueado, lo que una norma le obligue a conservar.
La conservación de la historia clínica durante el plazo legal es obligación de la Clínica (Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente): por eso debe descargarla antes de que termine el plazo del apartado 1. Si desea que Oclivo la custodie después del fin del servicio, debe pactarse expresamente por escrito antes de que termine ese plazo.

Cláusula 11 · Información y auditorías

Oclivo pone a disposición de la Clínica la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato (descripción de las medidas, resumen de los resultados de las pruebas de intrusión y certificaciones, si las hubiera) y permite auditorías, por la Clínica o por un auditor independiente con deber de confidencialidad, con un preaviso de 30 días, en horario laboral y a cargo de la Clínica, como máximo una vez al año salvo brecha o requerimiento de una autoridad.

Cláusula 12 · Obligaciones de la Clínica

La Clínica:

Garantiza la licitud del tratamiento y la base jurídica de cada dato que introduce.
Informa a sus pacientes (artículo 13 RGPD), también sobre el uso del escriba de IA y de la transcripción si los usa, con las plantillas que Oclivo ofrece como orientación y que debe revisar con su asesor. Si activa el portal del paciente, su política de privacidad lo incluye y la dirección de esa política figura en el ajuste del portal, que la enlaza desde la primera capa del aviso.
Hace su propia evaluación de impacto cuando proceda y decide qué funciones opcionales activa (anexo IV).
Gestiona los permisos de su personal, exige el uso responsable de las credenciales y comunica a Oclivo cualquier incidente que detecte.
No introduce datos reales de pacientes en entornos de prueba o de demostración, ni antes de la fecha que Oclivo le indique por escrito conforme a las condiciones del servicio.
Si activa el portal del paciente, mantiene al día el móvil, el correo, la fecha de nacimiento y los tutores de sus pacientes, registra la oposición de los menores de 14 y 15 años y retira el acceso a quien no deba ver el área de un paciente.

Cláusula 13 · Responsabilidad, ley y jurisdicción

La responsabilidad de cada parte se rige por el artículo 82 RGPD y, en lo demás, por las condiciones del servicio. Este contrato se rige por la ley española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Albacete, salvo que una norma imperativa establezca otro fuero.

Cláusula 14 · Versiones

Las versiones nuevas de este contrato se anuncian dentro de la aplicación y por correo electrónico a la persona propietaria con 30 días de antelación a su entrada en vigor, y la Clínica las acepta en la plataforma. Los cambios menores (erratas o datos de contacto) no exigen una nueva aceptación.

Cláusula 15 · Cesión

Si el titular constituye una sociedad para prestar el servicio, este contrato se cede a ella junto con las condiciones del servicio, en los términos de su apartado 14: la Clínica lo consiente por adelantado, recibe un aviso por correo electrónico con al menos 30 días de antelación y, si no acepta la cesión, puede resolver sin coste. La sociedad asume todos los derechos y obligaciones de Oclivo como encargado.

Anexo I · Descripción del tratamiento

Naturaleza: alojamiento, registro, organización, consulta, modificación, anulación, bloqueo, exportación, transcripción, migración desde otros programas y supresión, en un servicio en la nube multiclínica con aislamiento por clínica.
Finalidad: prestar a la Clínica el programa de gestión clínica: ficha e historia clínica, agenda, odontograma, presupuestos y cobros, facturación, documentos y firma, escriba de IA, comunicaciones con los pacientes, portal del paciente y gestión del personal.
Interesados: pacientes (incluidos menores), tutores y representantes, responsables de pago y personal de la Clínica.
Datos: identificativos y de contacto, documento de identidad, dirección, datos económicos; categorías especiales: datos de salud; firma manuscrita digitalizada; audio de la consulta, que se transcribe en el momento y no se conserva; y datos de acceso de pacientes y tutores al portal del paciente (sesiones, dispositivo resumido y registro de accesos).
Ubicación: Unión Europea (anexo III).

Anexo II · Medidas técnicas y organizativas

Aislamiento por clínica en cuatro capas, con políticas de seguridad a nivel de fila en la base de datos que fallan cerradas.
Control de acceso: roles de mínimo privilegio definidos en una única fuente; segundo factor de acceso, caducidad de la sesión y cierre por inactividad. Los pacientes entran al portal con un código de un solo uso enviado al contacto que ya tiene la Clínica, en una sesión separada de la del personal, y necesitan un código reciente para ver documentos.
Cifrado: TLS 1.2 o superior y HSTS; discos cifrados; cifrado en la aplicación de las notas clínicas, las transcripciones, los ficheros y otros datos sensibles, con claves por clínica protegidas por una clave maestra que se guarda en un volumen cifrado del propio servidor, en la Unión Europea.
Trazabilidad: registro de auditoría de los cambios y de las lecturas de la historia, inmutable y encadenado, que la Clínica puede consultar.
Inteligencia artificial: proveedores con tratamiento en la Unión Europea, sin retención de los datos ni uso para entrenar modelos; sustitución en el servidor de los datos que identifican al paciente antes de enviar un texto; ninguna modificación de datos sin confirmación humana.
Disponibilidad: copias de seguridad diarias cifradas, guardadas fuera del servidor en la Unión Europea, con su ciclo de rotación, y restauración probada periódicamente.
Exportaciones cifradas con contraseña de un solo uso, nueva autenticación y caducidad.
Desarrollo seguro: entornos separados, solo datos ficticios fuera de producción, revisión de seguridad en cada entrega relevante, actualización de dependencias y prueba de intrusión externa antes de tratar datos reales y después cada año.
Organizativas: compromiso de confidencialidad del personal, procedimiento de gestión de brechas, registro de las actividades de tratamiento, delegado de protección de datos designado antes de tratar datos reales y formación anual.

Anexo III · Subencargados

La lista vigente, con el servicio, la ubicación y las garantías de cada subencargado, es la lista de subencargados, en la versión aceptada por la Clínica.

Anexo IV · Instrucciones que configura la Clínica

Escriba de IA y transcripción: disponibles para el personal con permiso de uso de la IA; cada profesional decide en cada consulta si los usa. La gestión de la Clínica configura la IA y retira el permiso a quien no deba usarla.
Audio de la consulta: se transcribe en el momento y no se conserva.
Comunicaciones a pacientes por cada canal: según los consentimientos registrados. Las gestiona el personal con permiso.
Cierre de sesión por inactividad: 30 minutos por defecto (de 5 a 60). Lo cambian la persona propietaria o la administración.
Caducidad de los ficheros de exportación: 24 horas por defecto (hasta 7 días). La cambian la persona propietaria o la administración.
Portal del paciente (activarlo, su dirección y los países de los móviles admitidos): desactivado por defecto. Lo cambian la persona propietaria o la administración.
Documentos compartidos con el paciente en el portal: por defecto, los consentimientos firmados y los presupuestos, facturas y recibos a su nombre; el resto, uno a uno. Lo decide el personal con permiso sobre el portal que pueda ver el documento.
Acceso de menores y tutores al portal: menores de 14 años, el tutor; de 14 y 15 años, el menor y el tutor salvo oposición del menor; desde los 16, solo el paciente. La regla es fija; la oposición y el «Sin acceso al portal» los registra el personal con permiso sobre el portal.
Primera capa del aviso de privacidad del portal y enlace a la política de la Clínica: texto de Oclivo y el enlace que indique la Clínica. Lo cambian la persona propietaria o la administración.
Sugerencias de direcciones (cláusula 3.5): activadas. Cada persona decide en cada campo si elige una sugerencia o escribe a mano.
Datos de uso sin datos de pacientes (cláusula 3.6.1 a 3.6.3): activados para la Clínica; cada persona del personal decide si se mide su uso (sin respuesta, no se mide). Lo cambian la gestión de la Clínica y, para sí misma, cada persona en los ajustes de su cuenta.
Modo asistencia con grabación de sesiones (cláusula 3.6.4): desactivado; al activarlo, 1, 4 o 24 horas, grabación tapada y borrado a los 7 días. Lo activa la gestión de la Clínica, con registro en la auditoría.